ادارة الاجتماع السئ
إذا أخبرك شخص ما أن الرئيس التنفيذي يتوقع أن يكون مشغولاً في الاجتماعات لمدة
ستمائة عام قادمة ، فاتصل بالوسيط الخاص بك وقم ببيع الأسهم على المكشوف.
لماذا ا؟ أي شركة غير قادرة على إدارة نشاط يجب أن يستمر لمدة ساعة في طريقها إلى
أسفل الأنابيب المالية.
تظهر الاستطلاعات أن الشركات تهدر في المتوسط 20٪ من رواتبها في اجتماعات
سيئة. وهذه مجرد بداية المشكلة. تُبعد الاجتماعات الأشخاص عن المهام التي تم
تعيينهم لأدائها المهام التي تهدر المال للشركة وتحافظ على الشركة في صدارة المنافسة
في الواقع ، إذا أهدر الأشخاص الوقت في الاجتماعات ، يمكنك أن تستنتج أنهم يفعلون
الشيء الخطأ أثناء وجودهم في الاجتماع.
على الرغم من حقيقة أن كبار المسؤولين التنفيذيين يقضون معظم وقتهم في الاجتماعات
إلا أنه يمكنك المراهنة على أن الشركة تواجه مشكلة إذا كانت خارج نطاق السيطرة.
يجب على كبار المديرين التنفيذيين استخدام الاجتماعات لتطوير الاستراتيجية ومراجعتها
إذا كانوا يقضون وقتهم فقط في الحديث عن الأشياء ، فإنهم بذلك يفرطون في العمل
نظرًا لأن الاجتماعات السيئة تكون مضيعة للوقت ، فقد تتساءل عن سبب تحمل أي
شخص لها ولسوء الحظ ، يعتقد العديد من قادة الأعمال أن اجتماعاتهم على ما يرام
حتى أنهم يعتقدون أنهم خبراء في عقد اجتماعات فعالة.
على سبيل المثال ، عندما أتصل بشركات الهاتف لأسألهم عما إذا كانوا مهتمين بتحسين
اجتماعاتهم ، أجد أحيانًا مساعدًا يؤكد لي أن المديرين التنفيذيين يعتقدون أنهم يعقدون
اجتماعات رائعة ثم يضحك المساعد ، ويسعل بهدوء ، ويستعيد رباطة جأش كافية
ليقول إنهم لا يحتاجون إلى خدماتي. في هذه المرحلة ، يبدو المساعد وكأنه شخص
ما على متن سفينة تغرق ويرمي سترة نجاة في الماء.
وهذا يجب أن يجعلك تتساءل: لماذا يعقد أي شخص ذكي اجتماعًا يضيع وقت الجميع ولا
ينتج شيئًا،هناك إجابات سهلة مثل :
1) لا يعرفون أن اجتماعاتهم يمكن أن تكون فعالة
2) لا يعرفون ما هو الاجتماع الفعال
3) لا يعرفون كيفية عقد اجتماع فعال.
لكن ماذا عن البقية منهم؟ أي ، ماذا عن كل المديرين التنفيذيين الذين يعرفون كيف
يخططون وينظمون ويديرون عملًا فعالًا ، لكنهم ما زالوا يعقدون اجتماعات سيئة؟
دعونا نتحدث أعمق. يريد هؤلاء التنفيذيون في الواقع عقد اجتماعات سيئة لأنهم أثبتوا
فائدتهم إليك الطريقة :
1) أنها توفر الملاذ.
توفر الاجتماعات السيئة شكلاً متطورًا من الانشغال التنفيذي. يجد بعض الناس هذا مفيدًا
لأنه يمنعهم من الاضطرار إلى العمل في مهام صعبة مثل التخطيط والتدريب والتعلم
والتواصل. بالمقارنة مع هذه المهام الصعبة ، فإن الجلوس في غرفة الاجتماعات أمر
سهل. في الواقع ، من السهل جدًا أن يقوم طفل يبلغ من العمر ست سنوات بذلك ، على
افتراض أنه يمكنك إقناع الطفل بالبقاء في الداخل لمثل هذا النشاط غير المجدي.
الأفضل: الاجتماع الفعال هو نشاط تجاري يعمل فيه الأشخاص معًا.
2) يتجنبون المسؤولية.
لا تنتهي الاجتماعات السيئة بقرارات ، مما يعني أن لا أحد ينتهي به الأمر إلى تحمل
المسؤولية عن فعل أي شيء. يجد بعض الناس هذا مفيدًا لأن المسؤولية تعني نتائج
بشكل جيد. هذا يخفي الأداء الضعيف بحيث يستمر الجميع في تلقي الزيادات والترقيات ،
حتى عندما لا ينجزون شيئًا لأنهم (لقد خمنت ذلك) أمضوا كل وقتهم في الاجتماعات
الأفضل: تنتج الاجتماعات الفعالة قرارات يكون شخصًا ما مسؤولاً عن تنفيذها.
3) أنها توفر الإثارة
تتميز الاجتماعات السيئة بجميع عناصر الدراما الجيدة ، مثل الصراع والتوتر والألم على
سبيل المثال ، يقدم المشاركون تقارير مبهرة ، ويشوهون سمعة زملائهم ، وينخرطون
في السياسة. تلعب بعض الاجتماعات الفظيعة حقًا مثل ساحات القتال المثيرة للشفقة
حيث يتصارع المصارعون للحصول على خدمات بينما يراقب الرئيس.
الأفضل: الاجتماعات الفعالة تحدث في بيئة آمنة من الاحترام.
5) يستمتعون
الاجتماعات السيئة تشبه الحفلة. يروي الناس القصص ، ويتبادلون النكات ، ويتجادلون
حول الأمور التافهة. تتميز بعض الاجتماعات بعروض كوميدية من قبل أحمق المكتب.
يتميز البعض الآخر بالاستخفاف بالفكاهة من قبل المتنمر في المكتب. وإذا لم يحدث أي
من هذين الأمرين ، فإن المناقشات التي لا تصدق على الإطلاق ستدهش الجميع وترفيه.
الأفضل: تستخدم الاجتماعات الفعالة أدوات العملية لإحراز تقدم منهجي نحو النتائج.
كل هذا يوضح لماذا يجب أن يكون نوع الاجتماعات التي تعقد في الشركة مصدر قلق
كبير عند اتخاذ قرارات الاستثمار. إذا احتاج المسؤولون التنفيذيون إلى تعلم كيفية ذلك ،
فيمكن إصلاح ذلك من خلال تحديد موعد لورشة العمل. ثم يمكنك التفكير في الاستثمار
في الشركة ، بعد الانتهاء من ورشة العمل. ومع ذلك ، إذا عقد المسؤولون التنفيذيون
اجتماعات سيئة لتجنب مسؤوليات القيادة الأساسية فيجب البحث عن استثمارات أخري.
بقلم / الكاتبة سيدة حسن
إرسال تعليق