مفاهيم النظام
يعد أسلوب النظام أداة أساسية وفعالة للتغلب علي بعض المشاكل والصعاب التي تواجههم
فالنظام هو مجموعة او تجمع من الأشياء المرتبطة ببعض التفاعلات المنتظمة أو المتبادلة
لأداء وظيفة معينة ويعرف أيضا أنه مجموعة من الأجزاء التي تتفاعل وتتكامل مع
بعضها البعض ومع بيئتها لتحقيق هدف أوأهداف محددة,وببساطة يمكن تعريف بأنه
مجموعة من العناصر المترابطة والمتداخلة متكاملة ونستطيع التعرف علي العديد من
النظم في حقول العلوم البيولوجية والفيزيائية والتكنولوجية والمجتمعات الانسانية .
*عناصر النظام :1-المدخلات :
تشمل المدخلات في النظام علي الموارد البشرية من اداريين وموظفين وعمال والموارد
المادية من معدات والآت ومواد خام وأثاث وأموال وبيانات والقوانين والتشريعات في
البيئة المحيطة والأنماط الاجتماعية السائدة بالمجتمع والتأيي أو المعارضة الذي يحظي
به أو يتعرض له النظام من جانب جماعات الاهتمام في المجتمع أو اصحاب رأس المال .
وهي تتعلق بتجميع العناصر التي تدخل الي النظام لكي تعالج مثلا المواد الخام والطاقة
والبيانات والجهود البشرية والتي يجب أن تتوفر وتنظم لأغراض المعالجة .
2-عمليات التشغيل والتحويل:
تتضمن عمليات وأنشطة التصنيع أو انتاج الخدمة وأنشطة التسويق والبيع وانشطة
الموارد البشرية والأنشطة المالية والمحاسبية .
3-المخرجات الخاصة بالنظام :
تتعلق بنقل العناصر التي أنتجت خلال عمليات التحويل الي الجهات التي تحتاجها مثلا
المنتجات النهائية والخدمات البشرية المعلومات الادارية التي يجب ان تنقل الي
مستخدميها اما سلع أو خدمات أو افكار بجانب تصرفات وقرارات معينة فان العلاقات
بين عناصر النظام يجب أن تتسم بالتكامل وبتلك الطريقة يحول النظام المدخلات الي
مخرجات وتضبط آلية التحكم بذلك النظام وتتحكم في عملياته لتتم عملية التحويل بشكل مناسب.
*يعتبر النظام ديناميكيا في حالة قيامه بالوظائف الثلاثة التالية:
1- الادخال: ينطوي علي تجميع العناصر اللازمة لتشغيل النظام فمثلا لابد من تجميع
المواد الخام والأفراد والبيانات قبل أن يتم التشغيل .
2-التشغيل :ينطوي علي عملية تحويل المدخلات الي مخرجات مثل اجراء عملية حسابية
علي البيانات .
3-المخرجات : تنطوي علي نقل المخرجات الناتجة من عملية التحويل الي مقرها النهائي
مثل توزيع التقارير علي المستخدمين .
ويعتبر النظام قادر علي تنظيم نفسه اذا تمت اضافة العنصرين التاليين :
*التغذية المرتدة : وهي تمثل معلومات حول أداء النظام .
*الرقابة : تنطوي علي متابعة وتقييم المعلومات المرتدة لتحديد أي انحرافات للنظام عن
أهدافه وكذلك اتخاذ الاجراء اللازم لتعديل مدخلات وعمليات النظام لضمان الوصول الي
مخرجات ملائمة ومن المعروف أن مختلف المنظمات مثل الأعمال والمنشآت وغيرها
هي نظم فرعية من المجتمع الذي يشكل بيئة لها والمجتمع يتكون من عدد كبير من
النظم وتشمل الأفراد ومؤسساتهم الاجتماعية والسياسية والاقتصادية والمنظمات نفسها
تتكون من عدد كبير من النظم الفرعية مثل الأقسام والشعب وغيرها من جميع العالمين .
والمنظمات يمكن أن يطلق عليها نظم مفتوحة عندما يتفاعل مع النظم الأخري في البيئة
اضافة الي ذلك فالمنظمات هي نظم متكيفة وذلك عندما تبدي المنظمات القابلية لتغيير
نفسها لمجابهة متطلبات البيئة المتغيرة .
*مكونات النظام :
تعددت التعريفات علي النظام فان أي نظام لابد أن تتوافر فيه الامور التالية :
*المكونات الخمس :العناصر والعلاقات وآليات العمل والحدود والأهداف .
*لكل نظام كيان خاص وله حدود معينة تميزه عن البيئة التي يعيش فيها .
*جميع عناصر النظام تقع ضمن حدوده وكل ما هو خارج الحدود يسمي بيئة النظام .
*بيئة النظام هي كل ما يؤثر علي هذا النظام ويتأثر به وله اهدافه ووظائفه.
*عناصر النظام مترابطة ومتكاملة تقوم بوظائفه من خلال هذا الترابط والتكامل .
*عمل النظام التحويلي فالنظام يحول المدخلات الي مخرجات هذا الترابط والتكامل
وحسب معايير معينة .
*المنظمة كنظام : تحتوي المنظمة علي مكونات النظام المتداخلة الأتية :
*المدخلات Input
وهي الموارد الاقتصادية كالأفراد والأموال والمواد والمكائن والمعدات والأرض والأبنية
وتقوم المنظمة بالتزويد بالبيانات من بيئتها وتعالجهاالي معلومات وتستخدم في فعاليتها
*المعالجة Processing:
معالجات المنظمة مثل التمويل والتصنيع والتسويق تحول المدخلات الي مخرجات
تشتمل المعالجات الأخري في المنظمة علي الخدمات القانونية والخدمات الهندسية
والبحث والتطوير وما إلي ذلك.
*المخرجات Output: الخدمات والسبع والمعلومات هي جميعها منتجات لمخرجات
المنظمة ويتم مبادلتها او نقلها إلي البيئة التي تعمل المنظمة فيها.
*التغذية العكسية Feedback: إحدي الوظائف الأساسية لنظام المعلومات هي أن يعمل
موحدة للتغذية العكسية في المنظمة ومن خلال ذلك يقوم نظام المعلومات بتوفير
معلومات إلي الإدارة بخصوص أداء المنظمة.
* السيطرةControlling: الإدارة هي وحدة السيطرة في نظام المنظمة ويسيطر
المدراء علي عمليات المنظمة لتلبية أهداف المنظمة كالربح والتسويق والمسئوليات
الإجتماعية وتقارن التغذية العكسية الخاصة بأداء المنظمة بمعايير الأداء التي تصنعها
الإدارة بعد ذلك يتخذ المدراء قراراتهم لتعديل الأداء لتلبية أهداف المنظمة.
*البيئة Environment:يجب التركيز علي علاقة المنظمة بالبيئةوعلاقة البيئة
بالمنظمة ويتوجب علي المنظمة إدامة علاقات مناسبة مع النظم الأخري
الإقتصادية والسياسية والإجتماعية في بيئتها كل هؤلاء يشاركون في نجاح المنظمة
وأدائها لعملياتها بشكل معقول ويمكن لنظام المعلومات أن يساعد المنظمة في بناء
علاقات مع هذه النظم .
بقلم /الكاتبة سيدة حسن
مقالة رائعة
ردحذف